De eerste stappen in vervolg op het ICT-verhaal van Assen zijn gezet. Het ICT-verhaal van Assen, dat in 2023 is vastgesteld, beschrijft de behoefte aan de ontwikkeling naar een ICT regie-organisatie en een flexibel, modern en toekomstbestendig ICT-landschap. Een ICT-landschap dat onder architectuur is gebouwd, wordt onderhouden en doorontwikkeld. Een nieuw fundament dat Assen in staat stelt haar ambities waar te maken op het vlak van onder andere informatie gestuurd werken en passende en excellente digitale dienstverlening. We hebben in het voorjaar een Businesscase Digitaal Samenwerken met Microsoft 365 opgesteld. We hebben veel tools in huis om optimaal, digitaal, tijd- en plaats onafhankelijk te kunnen samenwerken met collega’s en/of netwerkpartners in het realiseren van de diverse maatschappelijke opgaven. De businesscase voorziet erin om het gebruik en het beheer van deze beschikbare tools beter te organiseren.
We hebben een businesscase “Toekomst financiële systemen” opgesteld. Het doel is om, op basis van een aanbesteding, een systeem te selecteren en te implementeren waarmee financiële processen beter en efficiënter ondersteund kunnen worden. Een systeem dat voldoet aan de laatste stand van de techniek en waarmee voldaan wordt aan strategische uitgangspunten zoals werken in de Cloud.
Samen met een extern bureau hebben we aanbevelingen geformuleerd voor het beter neerzetten van Assen als werkgever. Verder hebben we een algemene werkgeversbelofte opgetekend als kapstok voor onze arbeidsmarktcommunicatie. Van het digitale werving en selectie platform Vooruit in Drenthe is de website en de backoffice vernieuwd. We hebben een vervolg gegeven aan de uitkomsten van het medewerkersonderzoek. Deze zijn met de teams vertaald in acties; die grotendeels zijn uitgevoerd. Gestart is met het analyseren van de uitkomsten van Strategische personeelsplanning en het maken van teamplannen.
Op 4 juni organiseerden we de 7de editie van het Asser Ontwikkelfestival in en om de Gouverneurstuin. Inspiratie, ontmoeten, leren van elkaar en innovatie stond op deze dag centraal vanuit het thema '(Netwerk)Samenwerking'.
Ruim 600 collega’s waren aanwezig uit allerlei domeinen. Dit maakt ons festival ook echt uniek: we geven onze medewerkers de tijd en ruimte om even weg te zijn uit het werk en om te horen en te ervaren hoe het ook kan.
Niet van toepassing
De personeelskosten zijn hoger doordat wegens krapte op de arbeidsmarkt vacatures lastiger zijn in te vullen met eigen personeel, waardoor duurdere inhuur van derden noodzakelijk wordt. Deze hogere kosten worden voor een groot deel gecompenseerd door hogere toerekening van uren aan projecten en inkomsten uit detacheringen van eigen personeel bij andere gemeenten/ instellingen. Daarnaast zijn de kosten van ziektevervanging niet begroot.
De beheerskosten van materieel zijn structureel hoger door prijsstijgingen van brandstoffen, onderhoud en meer inhuur van vervangend materieel. De ICT-kosten zijn hoger door hogere kosten van het netwerk/internet en migratie van het crediteurensysteem naar de Cloud.
De kapitaallasten zijn lager door uitgestelde investeringen in ICT en kantoorinventaris, met daar tegenover hogere kapitaallasten van het materieel vanwege hogere investeringen in elektrische voertuigen en laadinstallaties.
Er lopen nu en de komende jaren een aantal grote ICT-projecten die wijzigingen met zich meebrengen in het beheer van onze gemeentelijke informatievoorziening. Dit brengt tijdelijk dubbel beheerwerk met zich mee en vraagt extra inzet van de functioneel beheerders. Externen worden aangesteld om het 'eigen personeel' voor deze nieuwe ontwikkelingen zoveel als mogelijk vrij te maken. De budgetten hiervoor komen via businesscases beschikbaar. De werkelijke beschikbaarheid hiervan is vaak later dan dat het werk al moet starten. Ook is het lastig om de externe inhuur met voldoende kennis en kwaliteit ingevuld te krijgen. Dit brengt risico's met zich mee voor zowel het reguliere werk als ook voor de projecten waar inzet voor wordt gevraagd. Bij het starten van nieuwe projecten maken we zo goed als mogelijk afspraken om deze risico's te beperken.
Om alle gemeentelijke gegevens (data) goed en efficiënt te beheren en optimaal te gebruiken voor het nemen van de juiste beslissingen werken we aan een groeipad richting een 'volwassen' data platform. Er is onvoldoende kennis en capaciteit in huis om dit te realiseren. We zijn afhankelijk van externen die over de vereiste kennis en vaardigheden beschikken. De krapte op de arbeidsmarkt werkt daarbij niet in ons voordeel. Een projectmatige aanpak wordt vormgegeven om tot de gewenste oplossingen te komen om een data volwassen platform te realiseren. Ook worden trainingen voor het 'eigen personeel' georganiseerd om de afhankelijkheid en de overgang van externe inhuur naar vast personeel te organiseren.
We hebben al meerdere jaren te maken met een krappe arbeidsmarkt. Hierdoor is het lastig om functies vervuld te krijgen. Het risico blijft aanwezig dat we (nieuwe) opgaven niet aankunnen door het ontbreken van capaciteit. We hebben meerdere acties in gang gezet en uitgevoerd. Waaronder een nauwere afstemming tussen college en ambtelijke organisatie. Dan gaat het bijvoorbeeld over haalbaarheid van ambities, strategische personeelsplanning en afspraken met bureaus voor tijdelijke inzet.