Organisatie verkiezingen Europees Parlement
Een van de grootste evenementen van het afgelopen jaar was de organisatie van de verkiezingen voor het Europees Parlement. Dit complexe proces vereiste een zorgvuldige planning en vroeg veel van de uitvoering. Dankzij de inzet en samenwerking van ons team konden we zorgen voor een vlekkeloze verkiezingsdag. De stembureaus waren goed bemand en voorzien van alle benodigde materialen, wat resulteerde in een soepele en efficiënte stemprocedure voor onze inwoners. Dit succes was niet mogelijk geweest zonder het werk van al onze medewerkers en vrijwilligers.
Dienstverlening burgerzaken tijdens het eerste jaar van de paspoortpiek
Daarnaast hebben we in het eerste jaar van de paspoortpiek een hoge kwaliteit van dienstverlening weten te behouden bij Burgerzaken. Het was een uitdagende periode waarin de vraag naar paspoorten aanzienlijk toenam. Door proactief te plannen en extra personeel in te zetten, hebben we de wachttijden kunnen minimaliseren en ervoor gezorgd dat onze inwoners snel en efficiënt geholpen werden. Onze medewerkers hebben hierbij een grote flexibiliteit en toewijding getoond.
Begrijpelijke taal
- Opleiden van schrijfcoaches: Wij hebben succesvol voldoende schrijfcoaches binnen onze organisatie opgeleid. Deze coaches spelen een cruciale rol in het verbeteren van onze schriftelijke communicatie.
- Trainingen begrijpelijk schrijven: Volgens planning hebben 96 medewerkers de trainingen begrijpelijk schrijven gevolgd. Dit heeft gezorgd voor meer toegankelijke en begrijpelijke correspondentie.
- Herschrijven van brieven op B1 niveau: Conform onze planning zijn onze brieven herschreven op B1 niveau. Dit maakt onze communicatie voor een breder publiek begrijpelijker en toegankelijker.
- Oplevering zo-schrijven-wij plein: We hebben het zo-schrijven-wij plein opgeleverd, een hulpmiddel voor medewerkers om begrijpelijker te schrijven. Dit plein biedt praktische tips en richtlijnen en ondersteunt continu in het helder en begrijpelijk communiceren.
Digitalisering van producten en diensten
- Alcoholontheffing en subsidies: Wij hebben met succes diverse producten en diensten gedigitaliseerd, waaronder de aanvraagprocedures voor alcoholontheffing en verschillende subsidies. Dit maakt het voor onze inwoners makkelijker om deze aanvragen digitaal in te dienen en te volgen.
Implementatie van de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer
- Projectplan: We hebben een projectplan opgesteld voor de implementatie van deze wet, die op 1 januari gereed moet zijn. Dit plan zorgt ervoor dat we tijdig en effectief kunnen voldoen aan de nieuwe wettelijke eisen en onze elektronische communicatie verder kunnen moderniseren.
Gebruik van Signalen voor meldingen openbare ruimte
- Succesvolle afhandeling en klanttevredenheid: Sinds december 2023 werkt de gemeente Assen met het systeem Signalen voor meldingen in de openbare ruimte. Dit systeem heeft geleid tot kortere afhandelingstijden en hogere klanttevredenheid, zoals zichtbaar werd in 2024. Het project is een mooi voorbeeld van succesvolle samenwerking tussen verschillende afdelingen.
- Klanttevredenheidsonderzoek: Daarnaast hebben we een klanttevredenheidsonderzoek voor meldingen in de openbare ruimte geïmplementeerd, waardoor we continue feedback ontvangen en kunnen blijven verbeteren.
We blijven ons inzetten om de kwaliteit van onze dienstverlening te verhogen.
Voorloper in participatie
- Ontwikkelteam Participatie: Wij hebben een speciaal Ontwikkelteam Participatie opgericht dat zich volledig richt op het bevorderen van participatie binnen onze gemeente. Dit team ontwikkelt en begeleidt diverse participatietrajecten, waarbij de nadruk ligt op inclusiviteit en samenwerking met de inwoners.
- Jongerenbegroting: Een van de opvallende initiatieven is de jongerenbegroting. Hierbij krijgen jongeren de kans om actief mee te denken en te beslissen over de besteding van een deel van het gemeentebudget. Dit project heeft geleid tot een grotere betrokkenheid en bewustwording onder jongeren over gemeentelijke zaken en budgettering.
Bewustwording bij medewerkers
Onze medewerkers zijn zich meer dan ooit bewust van het belang van participatie. Door gerichte trainingen en workshops hebben zij geleerd hoe zij inwoners beter kunnen betrekken bij beleidsvorming en besluitvorming. Deze verhoogde bewustwording draagt bij aan een meer open en interactieve benadering van onze dienstverlening.
Verhoogde aandacht voor participatie
Uit recent onderzoek blijkt dat onze inwoners merken dat de gemeente meer aandacht heeft voor participatie. De resultaten bevestigen dat onze inspanningen om de Assenaren actief te betrekken bij gemeentelijke plannen en projecten vruchten afwerpen. Inwoners voelen zich gehoord en gewaardeerd, wat bijdraagt aan een positieve perceptie van de gemeentelijke overheid.
Vertraging in het uitvoeren van intakes en werksessies met alle teams. De oorzaak is uitvallen van personele capaciteit. Het gevolg is klein, want we ondersteunen ook met andere activiteiten bij het bekwaam worden in participatie.
Eindejaarprognose
Onze meest recente eindejaarprognose wijst op een nadelig saldo van € 83.000. Deze prognose is gebaseerd op een extrapolatie van de lasten tot en met mei 2024. Hoewel dit een zorgpunt is, zijn er enkele factoren die we nader willen toelichten om een compleet beeld te geven van de situatie.
Budget Programma Dienstverlening
Het budget voor het Programma Dienstverlening in 2024 bedraagt € 820.000. Dit budget is momenteel voldoende om de geplande activiteiten en projecten binnen dit programma te financieren. Het Programma Dienstverlening blijft daarmee binnen de gestelde financiële kaders en draagt bij aan het behoud van een hoge kwaliteit van dienstverlening aan onze inwoners.
Vertraging bij Podium D
Er dreigt echter een vertraging op te treden bij Podium D, een project dat uit verschillende onderdelen bestaat. Hierdoor is het mogelijk dat de uitgaven voor dit project niet meer in 2024 gedaan zullen worden, maar doorgeschoven worden naar 2025. Podium D is een belangrijk initiatief waarin wij samenwerken met Dimpact, een samenwerkingsverband van 40 gemeenten. De afhankelijkheid van externe partners zoals Dimpact speelt een rol in de vertraging van het project.
Budgetoverheveling
Als gevolg van deze vertraging zullen wij bij de jaarrekening 2024 een verzoek indienen voor budgetoverheveling. Dit houdt in dat wij het budget dat oorspronkelijk voor 2024 was gepland, willen verplaatsen naar 2025 om ervoor te zorgen dat de noodzakelijke uitgaven voor Podium D kunnen worden uitgevoerd zodra het project weer op schema ligt.
Conclusie
Hoewel de prognose van een nadelig saldo van € 83.000 ons noodzaakt tot een zorgvuldige financiële monitoring, zijn de budgetten voor onze lopende programma’s voldoende en wordt er actief gewerkt aan oplossingen voor eventuele vertragingen bij projecten zoals Podium D.
Een van de belangrijkste uitdagingen binnen het programma Samen werken aan Assen betreft de vertraging in de oplevering van componenten van Podium D. Deze vertraging wordt veroorzaakt door onze afhankelijkheid van Dimpact, een samenwerkingsorganisatie waarin 40 gemeenten participeren. De complexiteit van samenwerking met meerdere gemeenten en externe partners brengt inherente risico’s met zich mee.
Acties ter beheersing van risico's
Om deze uitdaging het hoofd te bieden, hebben wij een proactieve benadering gekozen:
- Actieve Communicatie: Wij blijven voortdurend in gesprek met Dimpact. Regelmatige communicatie en updates zijn cruciaal om de voortgang te monitoren en mogelijke knelpunten tijdig te signaleren.
- Gezamenlijk Optreden: Samen met de andere gemeenten binnen Dimpact treden wij gezamenlijk op. Door onze krachten te bundelen, kunnen wij een sterkere positie innemen en effectiever druk uitoefenen om vertragingen te minimaliseren.
- Juridische Escalatie: Indien nodig, zijn wij bereid om juridische stappen te ondernemen. Dit is een laatste redmiddel, maar door dit duidelijk te communiceren, onderstrepen wij het belang en de urgentie van tijdige oplevering van de benodigde componenten binnen Podium D.